Die Gemeinde mit Bürgermeister Jochen Paleit ist der Ideen-Geber und der „Motor“ des ganzen Projektes. Sie ist Eigentümerin der überwiegenden Weideflächen. Der kommunale Revierleiter koordiniert die Umsetzungsmaßnahmen auf der Fläche.
Der Verein koordiniert das Gesamtprojekt: Er führt Vorgespräche, bringt je nach Projektphase die betroffenen Partner an einen Tisch und unterstützt die Gemeinde bei allen notwendigen behördlichen Schritten.
Das Amt für Landwirtschaft berät den Landwirt fachlich zur Tierhaltung, z.B. zur Weideeinrichtung, zur Wasserversorgung und zur Größe des Tierbestands. Das Amt für Veterinärmedizin wacht über die Einhaltung der Tierschutzbestimmungen, da veterinärmedizinische Standards (z.B. Ohrmarkierung der Tiere, Impfung, Blutprobenentnahme) eingehalten werden müssen. Das Amt für Waldwirtschaft ist in allen Fragen die Waldbestände betreffend zuständig.
Die Fachbehörde für alle Naturschutz relevanten Themen fördert das Projekt finanziell. Sie überwacht naturschutzfachlich die Fläche durch ein Monitoring (2015-2019).
Von der FVA, Abteilung Waldnaturschutz, begleitet Dr. Mattias Rupp als Sachverständiger für Waldweide das Projekt. Er leitet die Begleituntersuchungen zu den Veränderungen im Wald durch die Beweidung.
Der Landwirt schaut täglich nach seinen Tieren. Er versteht die Bewirtschaftung auch als Landschaftspflege und Naturschutz und gewährleistet die Unterhaltung der Flächen.
Der Verein wurde in 2019 unter Federführung von Bernd Ihle gegründet zur Unterstützung der Biotoppflege in Wald und Offenland, aber auch zur Umsetzung der Vorgaben zur Waldpflege gemäß der Schonwaldverordnung „Lichter Wald Kappel-Grafenhausen“ und zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt.
Wissenschaftliche Begleitung hat das Projekt durch Prof. Dr. Rainer Luick, Professor für Natur- und Umweltschutz an der Hochschule Rottenburg. Er ist Experte für extensive Beweidung.
Die Wilden Weiden liegen im Rückstaubereich des Hochwasser-Rückhalteraums (HRH) Elzmündung. Außerdem liegt eine Ausgleichsfläche für den Wiesenknopf-Ameisenbläuling zum HRH im Weidegebiet. Dort ist das Weideregime mit den Vertretern des Integrierten Rheinprogramms (IRP) abzustimmen.